Il lavoro ibrido a vantaggio delle PMI

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Come gestire la “nuova normalità” di chi chiede di lavorare in modalità ibrida

Lavorare in ufficio e in home office rappresenta ormai la «nuova normalità», ma si tratta comunque di una soluzione non scontata. In che modo, quindi, le PMI possono sfruttare al meglio, e a loro vantaggio, le forme di lavoro ibride e quali sono i presupposti in tal senso?

I collaboratori delle aziende vogliono continuare a lavorare anche in home office: questo è quanto dimostrano tutti gli studi condotti di recente su questo argomento. Il lavoro ibrido, ovvero svolto sia in ufficio che in giro o da casa, è la forma di lavoro preferita, nota anche come «New Work», «Work Smart» o «Lavoro 4.0».

Tuttavia, il lavoro ibrido non offre automaticamente vantaggi alle PMI, in quanto rappresenta una complessa interazione tra persone, luoghi di lavoro e tecnologia.

I vantaggi del lavoro ibrido

«I collaboratori rappresentano il principale fattore di successo all’interno delle PMI», afferma a tal proposito Marc K. Peter, responsabile del Centro di competenza per la trasformazione digitale presso la Scuola universitaria professionale della Svizzera nordoccidentale (FHNW).
«Il lavoro ibrido rende più agili e, quindi, più competitivi all’interno del mercato.» Infatti, questa forma di lavoro porta inevitabilmente a mettere in discussione e a migliorare i processi e la comunicazione all’interno dell’azienda. Ciò comporta un incremento dell’efficienza e consente di risparmiare tempo da investire, ad esempio, nell’assistenza ai clienti. La tecnologia si rivela in tal senso uno strumento di supporto. Un servizio di archiviazione cloud, ad esempio, consente di trovare i documenti più velocemente rispetto al classico archivio di documenti, oltre alla possibilità di accedervi ovunque ci si trovi». Secondo Peter, questi cambiamenti richiedono impegno e disponibilità da parte della direzione: «Serve entusiasmo per voler migliorare costantemente l’azienda: un progresso di cui, in fin dei conti, beneficiano anche i clienti.»

Consentendo il lavoro ibrido, le PMI beneficiano di vantaggi anche in termini di mercato del lavoro. In uno studio condotto da Microsoft, il 37% degli intervistati in Svizzera ha, infatti, dichiarato di essere alla ricerca di un lavoro che gli consenta di lavorare in modo ibrido o indipendentemente dal luogo in cui si trova. Ciò offre quindi alle PMI l’opportunità di posizionarsi come datrici di lavoro particolarmente interessanti e di migliorare le proprie opportunità sul mercato del lavoro altamente competitivo. «Con forme di lavoro ibride e flessibili, le PMI trovano collaboratori che altrimenti non riuscirebbero mai a raggiungere», afferma Peter.

Tuttavia, il lavoro flessibile è molto più di una semplice scelta tra due o più postazioni di lavoro. I collaboratori che possono organizzare il proprio lavoro in modo flessibile risultano infatti più motivati. Un aspetto da cui l’azienda trae vantaggio, sostiene Peter: «Quando i capi pongono le basi per un maggiore coinvolgimento, i collaboratori riescono infatti a esprimere meglio il loro potenziale».

Consigli per il lavoro ibrido

Il modo in cui organizzare al meglio il lavoro nei singoli casi dipende dalle circostanze. Una riunione del team (in ufficio!) può aiutare a individuare i reali vantaggi nonché gli svantaggi sia dell’home office che del lavoro in presenza. Il canvas workshop (vedi download di seguito) vi aiuta a porre le domande giuste e a trovare le relative risposte. Su questa base è quindi possibile elaborare delle regole per la collaborazione.

Ecco alcuni consigli utili durante la fase decisionale:

Trovare la forma di lavoro ibrida più adatta è il frutto di un lavoro di squadra. In qualità di superiori dovreste quindi raccogliere gli input forniti dai vostri collaboratori. Cercate insieme l’organizzazione di lavoro più adatta e discutete anche dei processi da adeguare. Il vostro compito consiste nel conciliare i desideri e le esigenze dei collaboratori con gli obiettivi aziendali.
Iniziate, ad esempio, introducendo uno o due giorni di home office alla settimana. Offrite l’home office come possibilità e non come obbligo: alcuni collaboratori preferiranno magari lavorare in ufficio o, per via della loro situazione abitativa, avranno solo in parte la possibilità di lavorare da casa.
Sfruttate l’home office e l’ufficio in modo mirato: per svolgere i lavori di routine e individuali, l’home office offre un ambiente tranquillo. Al contrario, l’ufficio favorisce sia lo scambio reciproco che colloqui informali.
Pianificate giorni fissi in cui l’intero team o, a seconda delle dimensioni dell’azienda, tutto il personale si incontra in ufficio. Organizzate il lavoro in modo tale da garantire che le attività comuni, come le riunioni del team, le riunioni aziendali e i corsi di formazione, si svolgano in coincidenza dei giorni di lavoro in presenza.
Dopo un determinato periodo di tempo, verificate la regola applicata e, se necessario, modificate il rapporto tra tempo in presenza e lavoro da casa. Il feedback dei collaboratori vi aiuterà a prendere una decisione in tal senso.
Il lavoro ibrido necessita di ausili tecnici come Microsoft 365, incluso Teams. Questo vi consentirà di garantire che i collaboratori siano raggiungibili anche durante l’home office e che possano fare affidamento sulla comunicazione digitale.
Questo consiglio è rivolto soprattutto alle PMI più avanzate dal punto di vista tecnologico, all’interno delle quali la comunicazione digitale, ad esempio tramite Teams, risulta già consolidata: coinvolgete anche i collaboratori che, a causa della loro attività, non possono lavorare da casa. Potete richiedere di partecipare allo scambio digitale tramite smartphone anche alla produzione, all’officina, al servizio esterno, all’assistenza ecc., rafforzando così possibilmente anche il legame tra collaboratori di settori diversi.