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Strumenti e segreti per mettere ordine tra le credenziali e rendere sicuri i dati professionali e quelli privati
Quella di chi realizza e gestisce i contenuti da pubblicare sui canali social di aziende, istituzioni e professionisti, cioè dei social media manager, è una vita più complicata di quanto sembri: bisogna tenere conto di un numero variabile di clienti, ognuno con il proprio modo visivo e testuale di esprimersi e con i propri obiettivi. Il compito di chi svolge questo mestiere, peraltro, non si limita al creare o pubblicare post e stories né solo ad organizzarli attraverso una strategia specifica.
Nella pratica, infatti, è fondamentale tenere in ordine e a portata di mano le risorse che si hanno a disposizione. Parliamo di tutto ciò su cui si fonda la creazione di ogni contenuto: informazioni ricevute dal cliente, foto e video ricevuti o realizzati, idee lasciate in sospeso, e magari rese nuovamente attuali da fatti avvenuti a cui ci si può agganciare per aver maggiore risonanza.
Parliamo anche, tuttavia, di elementi ancora più basilari che sono fondamentali alla buona riuscita del proprio compito: le credenziali di accesso. Senza queste, infatti, nessun’altra parte del lavoro svolto potrebbe vedere la luce.
Lo stesso vale per chi, all’interno di un’organizzazione, si occupa dei canali di comunicazione esterna e interna: una responsabilità che rischia di essere sottovalutata, e che va invece rinforzata tenendo a mente quali siano le buone abitudini e i migliori strumenti per conservare i dati.
Perché è importante organizzare i propri dati di accesso?
Vista la mole di impegno e di informazioni che ci scambiamo ogni giorno, anche quelle che consideriamo banalità possono sfuggirci. È bene, dunque, ricordarci le ragioni per cui un’operazione di catalogazione è importante.
Quante volte ci è capitato di dover compiere un’operazione in fretta, magari per fare un annuncio urgente o modificare un errore compiuto inavvertitamente? Essere reattivi e veloci è un valore conveniente da mettere in campo, quando ci si occupa di comunicazione.
Naturalmente, questo comporta avere sempre a portata di mano risorse e credenziali di cui abbiamo bisogno: che si debba o meno compiere un’azione tempestiva, ciò ci risparmia inutili attese, rendendo le operazioni che dobbiamo compiere più semplici e fluide.
In ogni fase del nostro lavoro, è bene puntare all’indipendenza e alla professionalità: dobbiamo dimostrarlo in molti momenti della quotidianità lavorativa, e la gestione di dati e password, è sicuramente tra questi. Trattandosi di informazioni estremamente importanti e sensibili, tenerli organizzati significa dimostrare di essere all’altezza dei compiti richiesti, senza intaccare la percezione della nostra capacità gestionale.
Se certe piccole distrazioni sono evitabili, perché non evitarle?
3) Ci permette di tutelare la sicurezza delle risorse aziendali e dei clienti
Ci sono dati, come gli accessi ai canali social o alle e-mail che, finendo in mani sbagliate, possono causare a noi e ai nostri clienti seri problemi e serissimi danni. Organizzarli in maniera appropriata ci permetterà anche di prevenire ogni rischio di questo genere.
Essi, innanzitutto, dovranno essere raggruppati e non dispersi tra varie mail, messaggi, cartelle, appunti; inoltre, avremo la possibilità di proteggerli con qualche espediente digitale, come un’ulteriore password d’accesso a un database o l’uso di documenti criptati.
Da dove possiamo cominciare?
Ci sono diversi metodi digitali che ci consentono di conservare credenziali e password, e non comportano la memorizzazione sul nostro browser, operazione che, magari, dopo un cambio di device o una qualunque formattazione, rischierebbe di farcele smarrire.
Una soluzione semplice può essere un foglio Excel caricato su un archivio in cloud: potremo riportare nelle varie celle password e relativi username, per poi proteggere il documento scegliendo una condivisione esclusiva (in visualizzazione) ai membri del proprio team che potrebbero averne bisogno, senza che questi debbano richiederceli via messaggio o e-mail.
Chi ha a che fare con molte credenziali da conservare e molte persone a cui condividerle in modo differenziato, potrà inoltre valutare di abbonarsi a un servizio specifico per la gestione delle password: il software Dashlane, ad esempio, permette di catalogare tutti gli accessi, suddividendoli anche tra personali e collettivi, per poi permetterne la visione soltanto a individui o team specifici; LastPass, che dispone di funzioni simili al precedente, si distingue da questo per un’interfaccia intuitiva e un sistema di sicurezza particolarmente avanzato; Keeper, che si differenzia per le innumerevoli opzioni per il controllo, per gli insights e i report delle attività di accesso.
Organizzare la propria presenza online, anche e non solo per un business di grandi dimensioni, è quindi un’operazione da non trascurare nemmeno nei minimi dettagli. Occuparsene in maniera appropriata permette di risparmiare tempo, energie, e garantisce la sicurezza delle proprie informazioni. Molti imprenditori scelgono, anche per queste ragioni, di affidarsi a degli esperti di marketing digitale: contattaci per una consulenza gratuita, se hai bisogno di mettere ordine non solo tra i tuoi accessi, ma anche tra le attività professionali che svolgi online, o vuoi avvicinarti a queste risorse nel modo più corretto.
Articolo a cura di Linkfloyd Sagl, agenzia di marketing e comunicazione in Ticino.
