TARGETQuesto NON è l’ennesimo articolo sullo Smart Working

Lo smart working è entrato prepotentemente nella quotidianità di tantissimi lavoratori, ormai quasi un anno fa, per le incombenze legate alla pandemia. Come si suol dire, volenti o nolenti abbiamo dovuto rivedere le nostre abitudini professionali, e con esse un’intera parte delle nostre vite.

Eppure c’è chi, ben prima del Covid-19, era già orgogliosamente smart worker e si è trovato più versatile e preparato agli storici cambiamenti dello scorso anno. Lo smart working è infatti una modalità per gestire diversamente l’equilibrio tra lavoro e vita privata popolare da anni in molte realtà aziendali che scelgono di permettere ai propri dipendenti e collaboratori di operare - e di autogestire i propri orari operativi - fuori dall’ufficio, totalmente o parzialmente, compensando la mancanza del confronto di persona con degli utili e specifici strumenti digitali.

È ciò che fanno Alessio Salines, Alessandra De Cicco e Roberta Morselli, professionisti del mondo digitale e tanto esperti di queste metodologie da fondare Accademia Smart Working, grazie alla quale offrono percorsi di formazione a imprese e imprenditori che vogliono capire come organizzare il lavoro da remoto. Ci siamo rivolti proprio a loro per rispondere ad alcune domande sullo smart working, togliendoci qualche curiosità su ciò che è il suo presente, e probabilmente il suo futuro.

Rispetto all'organizzazione tradizionale del lavoro, quali sono vantaggi e svantaggi dello smart working?

Lo smart working è un modello di impiego molto diverso da quello tradizionale e produce, se correttamente organizzato, molti vantaggi, sia dal punto di vista dell'azienda che dal punto di vista del lavoratore. Al tempo stesso presenta alcuni svantaggi e richiede uno sforzo significativo per essere implementato all'interno dell'organizzazione aziendale, soprattutto per quelle realtà che hanno sempre lavorato in maniera diversa e si sono quindi strutturate diversamente.

I principali vantaggi per l'azienda sono:

• un forte impulso alla responsabilizzazione e alla precisa pianificazione delle attività,
• l'accesso a mercati più ampi e talenti in ogni parte del mondo,
• un utile maggiore, a parità di fatturato, grazie al risparmio di risorse temporali ed economiche.

I lavoratori invece ottengono un miglior stile di vita, con grande flessibilità e autonomia organizzativa, oltre che un guadagno netto sensibilmente più alto.

Gli svantaggi più importanti, a cui, dal nostro punto di vista, si può porre rimedio, se si sa come agire, sono una parziale perdita di controllo da parte di imprenditori e manager, la potenziale riduzione del senso di appartenenza al gruppo e l'intromissione dell’organizzazione personale/familiare dei collaboratori all'interno dell'ambito lavorativo.

Quest’ultimo punto è stato alla base della maggior parte delle frustrazioni accumulata da molti professionisti che, durante la quarantena, si sono trovati a improvvisare in maniera costrittiva la propria attività da remoto in casa. Nelle famiglie, i figli e i genitori costretti ogni istante a rimanere chiusi tra le mura domestiche, la mancanza di spazi sufficienti, la poca abitudine al lavoro in casa, la mancanza di connessioni adeguate e dispositivi corretti, hanno in molti casi restituito un'idea falsata dello smart working.

L'arrivo della pandemia ha cambiato qualcosa per chi era già abituato a queste modalità? Se sì, cosa?

Smart working non significa semplicemente “lavorare da casa”... l'arrivo della pandemia ha di fatto ridotto la libertà di cui normalmente gode uno smart worker nel modo in cui organizza e concepisce il proprio lavoro all’interno della propria vita. Tuttavia, chi è abituato allo smart working come noi, si è trovato in una situazione privilegiata e ha fatto sicuramente meno fatica nel mantenere la propria routine lavorativa, conservando maggiori possibilità di continuità del proprio lavoro e della propria fonte di guadagno.

È davvero possibile che un'impresa venga completamente gestita da remoto?

Sì, al 100%. La nostra storia aziendale è un esempio concreto: abbiamo 5 anni di vita e un team di 11 persone stabili, più altri collaboratori esterni che arrivano, nei momenti di maggior flusso di lavoro, fino alle 70-80 unità.

Non abbiamo mai avuto una sede fisica, i collaboratori sono dislocati in varie zone d’Europa e molti di noi, pur lavorando insieme quotidianamente, non si sono ancora incontrati di persona. Non abbiamo alcun tipo di orario fisso per nessuno: tutte le attività sono impostate per scadenza.

Oltre al nostro caso, relativamente ristretto, ci sono ormai molte aziende nel mondo che hanno un'organizzazione completamente incentrata sullo smart working e gestiscono con grande successo team di centinaia di persone. Da notare che non si tratta necessariamente di aziende che offrono servizi digitali o sviluppo di software.

Quali software bisogna saper usare per lavorare bene in smart working?

Di programmi che supportano e semplificano lo smart working ne esistono migliaia. È giusto che ogni realtà scelga quelli più adatti al proprio modo di lavorare e ai propri obiettivi.

Sicuramente, però, possiamo individuare alcune categorie di software che sono imprescindibili per poter lavorare correttamente in smart working. Diciamo che è necessario conoscere bene almeno uno strumento per ciascuna di queste categorie.

Cito le 6 più importanti:

1. Servizi di condivisione file su cloud, con cui i collaboratori a distanza possono condividere in maniera continuativa tutte le modifiche che fanno su tutti i file che riguardano l'azienda, evitando il pericoloso “sciame di email” (noi usiamo Google Drive).
2. Piattaforme di project management, necessarie per gestire tasks, road map e tempistiche di progetti e team di lavoro (noi usiamo Trello).
3. Software per videochiamate e videoconferenze, da usare per le riunioni a distanza che consentano la condivisione rapida di link di accesso per i partecipanti e che dispongano di un sistema di registrazione integrato e della condivisione dello schermo (noi usiamo Google Meet).
4. Sistemi di messaggistica istantanea da utilizzare per le comunicazioni rapide, asincrone, sostituendo in pratica l’uso interno delle email (noi usiamo Telegram).
5. Software per la creazione di video con cattura dello schermo per le comunicazioni asincrone che sostituiscono il “te lo mostro sul mio computer” tipico delle interazioni in ufficio (noi usiamo ScreenCast).
6. Programmi di time tracking per analizzare - non per spiare - i tempi di lavoro di tutti i collaboratori dell'azienda e regolarsi per il calcolo di strategie, preventivi e organizzazione (noi usiamo Clockify).

Che tipo di mentalità e competenze bisogna avere?

La corretta impostazione dello smart working richiede un cambio di mentalità radicale a partire dalla testa dell'azienda e lo sviluppo di alcune competenze di base che coinvolgono diverse aree dell'organizzazione lavorativa.

L'imprenditore, ad esempio, deve accettare l'idea di valutare e pagare i collaboratori per le attività che svolgono, e non per il tempo che dedicano al lavoro. I manager devono smettere di affidarsi a riunioni e chiacchierate a voce per organizzare le attività bensì devono diventare maestri nella scrittura delle procedure e nell'uso delle piattaforme di management.

Infine tutti i lavoratori devono impostare le proprie postazioni di lavoro in casa o altrove in modo da essere sia efficienti che produttivi, e sistemare la loro organizzazione familiare e personale per fare in modo da evitare distrazioni, affanno e contrasti.

Definireste lo smart working uno "stile di vita"?

Lo smart working è uno stile di lavoro che ha un forte impatto sullo stile di vita. Si sperimenta sulla propria pelle l’estrema libertà e flessibilità che un modo di lavorare di questo tipo può portare, e al contempo si sperimentano tutti i rischi che questa perdita di divisione netta tra vita privata e lavoro può comportare, nell'organizzazione personale e nei rapporti con familiari, amici e conviventi.

Questo però, non dovrebbe spaventarci: in un certo senso, lo smart working rappresenta in chiave moderna un ritorno al passato, quando la maggior parte dei lavori delle persone erano inseriti all'interno della vita familiare. Basti pensare ad artisti e artigiani che avevano la loro bottega in casa o le famiglie che vivevano di agricoltura e allevamento.

Alcuni temono che il lavoro da casa possa isolare maggiormente le persone e ridurre il contatto umano, ma dobbiamo ricordare una cosa importante: spesso, fortunatamente, a casa non siamo soli: c'è la nostra famiglia! Non dover andare in ufficio tutti i giorni, ci toglie un po’ di tempo passato fisicamente a contatto con i colleghi, ma ci regala molto più tempo da condividere con coloro che amiamo. Inoltre, lavorare a distanza, non significa ripudiare per sempre uffici e riunioni dal vivo, bensì vuol dire riguadagnare - pandemia permettendo - la libertà di scegliere quando incontrare i colleghi e quando rimanere in casa, quando viaggiare e quando trasferirsi per vivere altrove, senza mai compromettere il lavoro.

Anche se molti hanno vissuto l’esperienza del lavorare da casa in maniera stressante, il lockdown può aver fornito indirettamente un innesco ed un’accelerazione a un cambiamento del nostro modo di intendere l’impiego, quantomeno nell’industria dei servizi, delle consulenze e dei prodotti digitali, se applicato dalle aziende con la giusta mentalità e le necessarie competenze.

Dal mio punto di vista, in termini più ampi, la diffusione dello smart working può diventare anche un modo per risolvere la congestione delle città, ridurre trasporti e inquinamento, e ritornare a un modo di interpretare gli spazi e gli agglomerati urbani in maniera più equilibrata e meglio distribuita. Se diventasse un modello largamente diffuso, potrebbe rappresentare una delle grandi rivoluzioni di questo secolo, uno stile di vita a forte impatto "sociale”, oltre che personale.

Come avete letto, prendere un po’ di confidenza con gli strumenti che il web mette a disposizione è fondamentale per organizzare al meglio il lavoro da remoto. Lo smart working non potrebbe esistere senza i numerosi vantaggi e le comodità che la rete e il digitale garantiscono.

Basta un po’ di formazione, per chi è meno abituato a questi metodi, ad aprire numerose possibilità in termini di risparmio di denaro, ottimizzazione dei tempi e persino valorizzazione della vita privata. Noi ci occupiamo da tempo di soluzioni digitali, in ambito marketing e non solo: se siete professionisti o imprenditori ancora perplessi di fronte a questi cambiamenti, contattateci per richiedere una consulenza gratuita. Siamo disponibili a un confronto per verificare come e quanto possiamo aiutarvi a riorganizzare il vostro business.

Articolo a cura di Linkfloyd Sagl, agenzia di marketing e comunicazione in Ticino.