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Come rendere il vostro “working” davvero smart: le abitudini da tenere, l’organizzazione e gli strumenti da adottare
Lo sappiamo bene: da oltre un mese e mezzo, chi, tra aziende e professionisti ne ha la possibilità, sta provando a organizzare il proprio lavoro in modo completamente nuovo, a volte, però, senza sapersi orientare appieno tra gli strumenti digitali da utilizzare e le procedure da adottare per rendere vivibile ed efficace un impiego da remoto.
Per alcuni, però, non è cambiato nulla, perché, ferma restando la necessità di un ufficio per alcune riunioni o per rappresentanza con i clienti, gran parte dell’operatività si è sempre svolta online, per garantirsi flessibilità, comodità e più tempo da passare con i nostri cari. Noi di Linkfloyd, ad esempio, siamo tra queste realtà, perché operiamo anche da casa da quasi 4 anni. Per questo, vogliamo fornire qualche consiglio utile a chi non è ancora perfettamente allenato.
Premessa: che differenza c’è tra smart working e telelavoro?
Il primo sta godendo di notevole successo in tutte le aree italofone: sarà per lo charme di una locuzione inglese, o per la voglia matta di essere tutti un po’ più smart. La verità, però, è che molti dei dipendenti che lavorano da casa stanno praticando, in realtà, il telelavoro.
Quest’ultimo ha una flessibilità limitata e dunque una definizione precisa: il lavoratore si dedica alle proprie consegne in una postazione fissa, fuori dalla sede della propria azienda, e deve rispettare degli orari di ufficio. Ciò significa che dovrà trovarsi in postazione a una determinata ora del mattino, ad esempio, e scollegarsi a una determinata ora del pomeriggio, proprio come se fosse fisicamente sul luogo di lavoro e dovesse timbrare un cartellino.
Nello smart working, invece, chi viene pagato non ha una tabella oraria precisa, ma consegne da completare e obiettivi da raggiungere su determinate scadenze, mentre il lavoro - che può svolgersi in ufficio, a casa, in qualunque parte del Mondo, ed è comunque regolato da un accordo scritto - viene organizzato da chi lo realizza in piena autonomia.
Ora, fatte alcune dovute premesse teoriche, veniamo alla pratica.
Consiglio n°1: delimitare spazi e tempi dedicati al lavoro
La concentrazione è uno tra i maggiori problemi di chi lavora a casa: chi non è abituato a vederci in casa tutto il giorno (partner, figli e genitori), infatti, tenderà a ritenerci sempre disponibili, e dunque a interromperci; noi stessi, dedicando, nello stesso luogo, energie sia alle attività professionali che a quelle usualmente casalinghe o al tempo libero, tenderemo ed essere meno efficienti nella professione, o ancora a goderci meno il riposo.
Per queste ragioni, è fondamentale:
A. Determinare una stanza o un angolo di casa deputato esclusivamente al lavoro,
B. Fare un ferreo patto con i nostri coinquilini, affinché sappiano che, quando ci troviamo nel nostro ufficio interno a casa, a meno di emergenze, non dovremo essere disturbati.
Per comunicazioni meno urgenti, come quando si lavora fuori casa, possono essere utilizzati i servizi di messaggistica, comodamente consultabili in qualsiasi momento, magari al termine di una riunione o di un task importante.
Consiglio n°2: ottimizzare le comunicazioni online (stabilendo regole precise)
La mancata presenza fisica può dare ad alcuni superiori l’impressione di non avere controllo su ciò che fanno i dipendenti. Per questo, possiamo essere soggetti a un bombardamento comunicativo che limita a dir poco la nostra efficienza: troppe piattaforme diverse per comunicare, nessun protocollo da seguire, conversazioni non pertinenti, messaggi a ogni ora.
Snellire è fondamentale, e dunque bisogna:
A. Scegliere i canali di comunicazione, verificare la necessità del loro utilizzo da parte di ciascuno, regolamentare il tutto secondo la logica “less is more” (Telegram, Slack e WhatsApp Business permettono di creare gruppi da associare a clienti, dipartimenti o consegne, e che possono essere silenziati a determinati orari),
B. Privilegiare comunicazioni sintetiche e deputare a piccoli video tutorial (da registrare con Loom) argomentazioni più estese,
C. Non strafare con le video-riunioni (Google Meet, Zoom, Skype, Teams o altre, non importa) ed essere sempre puntuali (ancor più di prima),
D. Non utilizzare MAI i canali di lavoro per questioni private o inviarsi i classici meme.
Consiglio n°3: scegliere uno strumento di organizzazione del lavoro (stabilendo regole precise)
Niente di ciò che dobbiamo fare si smarrirà, anche se parliamo di meno: il web, infatti, ci mette a disposizione molte piattaforme di project management. Si tratta di sistemi online che permettono di organizzare il lavoro in rete, definendo consegne, scadenze e incarichi. Trello, ad esempio, è un’applicazione che permette di creare bacheche virtuali condivise con tutto il team, sulle quali appuntare comunicazioni, fissare avvisi, segnare il completamento e l’urgenza degli incarichi e condividere allegati. Anche in questo caso, esistono molte opzioni: si fa un gran parlare anche di Monday, di Asana e di BaseCamp, ad esempio. Ognuno avrà il tool che più gli si addice.
Perché questi strumenti siano efficaci, però, serve la collaborazione e l’attenzione di tutti i membri del team, quindi:
A. Per dipendenti e collaboratori, ignorare una consegna fissata sulla piattaforma, dovrà equivalere a una mancanza grave come un’assenza ingiustificata,
B. Per i manager o i proprietari, dimenticare di inserire una consegna su queste bacheche equivarrà al fatto che essa non esista.
Perché affidarsi a queste piattaforme?
- Per avere un’idea chiara e veloce dei compiti e della loro suddivisione;
- per non perdere di vista le priorità;
- per risparmiare il tempo investito in riunioni di staff o e-mail collettive.
Consiglio n°4: trovare un sistema di condivisione in cloud (stabilendo regole precise)
Con cloud si intende uno spazio di archiviazione costantemente accessibile via web. Per tutti coloro che vi hanno accesso, le informazioni e i file contenuti sono aggiornati e sincronizzati in tempo reale all’interno di semplici cartelle. Molto popolare e ben strutturato è, ad esempio, Google Drive, ma ci sono molte altre opzioni da valutare, come Dropbox, Office 360, Workplace, o le VPN aziendali.
È bene tener presente che, anche in questo caso, sebbene la comodità della soluzione sia innegabile, chi non è pratico può rischiare di fare confusione.
Prima di spostarvi in cloud, assicuratevi:
A. Di sceglierne e mantenerne uno solo,
B. Che una persona competente sia incaricata di regolarne l’utilizzo e mantenerne la pulizia e l’ordine,
C. Che chi lo utilizzerà ne conosca l’utilizzo e le funzioni.
Perché affidarsi a un sistema in cloud?
- Per condividere materiali utili al lavoro con chi deve usufruirne;
- per velocizzare e snellire l’operatività;
- per abbandonare metodi di scambio dati più gravosi, come le e-mail, e non più praticabili come le penne usb e i server dell’ufficio.
Consiglio n°5: tenere alta la motivazione con attività di team building
Per mantenere il senso di “essere squadra” nonostante la lontananza fisica, è bene regolamentare anche alcuni momenti di pausa da fare insieme, tra un’attività e l’altra o alla fine di una specifica giornata, come uno degli “aperitivi digitali” ai quali stiamo iniziando ad abituarci.
In questo modo, la parte divertente del lavoro in ufficio (battute, racconti personali, argomenti slegati dalle attività professionali) verrà non solo garantita, ma staccata dallo svolgimento dei nostri compiti, che diverrà così più efficiente.
In conclusione, chi ci guadagna? Tutti!
I benefici per le aziende che sanno fare un uso funzionale e appropriato del lavoro a distanza sono molteplici e coinvolgono vari ambiti. Il risparmio sui costi fissi di un ufficio incide notevolmente sul bilancio, privilegiando le risorse da impiegare per i dipendenti. Questi potranno divenire più collaborativi, responsabilizzati e stimolati a organizzare il proprio lavoro con efficienza.
Inoltre, l’impresa sarà certamente più flessibili in tempi di crisi come quello che stiamo affrontando.
Per quanto riguarda i collaboratori, essi vedranno la loro qualità della vita cambiare profondamente: avranno con un lavoro più versatile, impareranno a dare più valore al proprio tempo, trascorreranno momenti preziosi in casa con la propria famiglia, invece che nel traffico o in ufficio.
Ultimi, ma non ultimi, i clienti: in virtù del risparmio dell’azienda, potranno ottenere un rapporto qualità-prezzo più vantaggioso, referenti più disponibili, organizzati e ben disposti, e infine una maggiore reperibilità di servizi e prodotti.
Che ne dite, vi torneranno comodi i nostri input? Lo scorso mese abbiamo organizzato un webinar approfondito su questi temi, rivolgendoci a imprenditori e professionisti che, in Ticino, vogliono riorganizzare le proprie prospettive sul lavoro.
Per tutti coloro che non hanno partecipato, è possibile riceverne gratuitamente una registrazione: basta contattarci.
Buon lavoro, che sia smart o “tele”!
Articolo a cura di Linkfloyd Sagl, agenzia di marketing e comunicazione in Ticino.
