CANTONELa gestione del tempo nell’era del “forced” smart working

LUGANO - Da qualche giorno siamo alle prese con una realtà inimmaginabile fino a qualche settimana fa: video conferenze che si svolgono in cucine o soggiorni trasformati in uffici, scrivanie condivise con colleghi di lavoro minorenni impegnati nell’e-learning, irrefrenabili impulsi di spuntini e pause caffè e improbabili tenute da lavoro.

Le alternative non ci sono o almeno non per tutti: la scelta è fra soccombere o adattarsi il prima possibile alla nuova realtà lavorativa nella certezza che, finita l’emergenza, questo resterà forse un modello presente nelle aziende.

Quali sono gli aspetti principali dello smart working da comprendere per essere pronti a superare le sfide che ci attendono?

Lo spazio e il tempo sono i principali attori negli ambienti di smart working. Qui assumono un significato differente rispetto alla tradizionale routine lavorativa: il tempo del lavoro rischia di non distinguersi da quello domestico, gli spazi dedicati al lavoro e in cui ci si può sentire “come in ufficio” vanno conquistati e difesi. Lo spazio e il tempo del lavoro si confondono con lo spazio e il tempo della famiglia.

Ma è nelle relazioni umane che avvengono i cambiamenti più importanti: accanto alla virtualizzazione dei rapporti di lavoro si materializzano rapporti familiari che prima non esistevano, esseri umani con cui condividere gli spazi, il tempo e i rispettivi bisogni. Reciproche esigenze da bilanciare, affetti da curare, emozioni e sentimenti da bilanciare con i doveri e gli impegni professionali.

Prendiamo l’esempio delle video conferenze, entrate ora nella quotidianità di tutti noi. Dall’esperienza personale e ascoltando molti miei colleghi le frasi più ripetute sono: “passo la maggior parte del mio tempo a fare riunioni on line” oppure “non ho uno spazio in casa dove posso stare tranquillo per le mie riunioni” o ancora “è difficile fare una riunione se devo gestire anche le dinamiche familiari”.

Nella gestione delle video conferenze emerge l’importanza non solo di trovare gli spazi idonei e il setting più efficace ma anche la necessità di efficientare i tempi, l’esigenza di difendere spazi e tempi dalle interferenze tipiche dell’ambiente familiare e a volte l’imbarazzo e il timore di essere giudicati da chi sta dall’altra parte e a cui dobbiamo mostrare un lato di noi magari prima sconosciuto.

Tutto ciò non sparirà con la fine dell’emergenza, il lavoro da casa non verrà dimenticato anzi sarà uno strumento sempre più utilizzato dalle aziende perché si è capito che, seppur con dei limiti, si può fare.

Non possiamo quindi limitarci a gestire il momento ma, al contrario, dobbiamo prepararci al meglio per sviluppare e acquisire le competenze più idonee per lavorare da casa. Sfruttare dunque questa “reclusione” forzata come opportunità di crescita e apprendimento.

Quali sono le competenze che ci serviranno, anche nel breve periodo, quando il “forced” smart working si trasformerà in smart working e ci troveremo, per una parte della settimana, a lavorare da casa?

Innanzitutto, sarà necessaria una maggiore focalizzazione sulle priorità. Avere degli obiettivi precisi, diminuire le distrazioni, avere un piano delle attività e delle regole precise per gestire gli impegni e le responsabiltà a distanza, ci permetterà di ottimizzare i nostri risultati e non essere sopraffatti dal lavoro

Al contempo dovremo sviluppare una maggior flessibilità e capacità di gestire gli eventi imprevisti tipici che possono nascere quando si lavora da casa. A tal fine sarà necessario avere una visione d’insieme sulla nostra giornata lavorativa e non.

Per gestire al meglio le relazioni sarà fondamentale dimostrare empatia e assertività. Empatia al fine di comprendere le esigenze e i bisogni di colleghi e familiari, supportando chi si trova a vivere stesse situazioni e stesse problematiche. Assertività per manifestare ai nostri colleghi e ai nostri familiari quali sono le nostre esigenze, i nostri stati d’animo e le nostre difficoltà.

Infatti, se imporsi delle regole può essere relativamente semplice, imporle sui familiari, colleghi, responsabili, clienti può diventare un’impresa più ardua; se poi i colleghi di lavoro sono quelli con cui condividiamo le mura domestiche la situazione rischia di complicarsi ulteriormente.

I nostri “nuovi” colleghi di lavoro, spesso minorenni, hanno regole differenti dal mondo adulto, non rispettano le gerarchie e se hanno qualche necessità non fanno un ordine all’ufficio acquisti né tanto meno non hanno linee gerarchiche da dover rispettare, si rivolgono direttamente al board!

Essere in grado di comprendere le esigenze, i sentimenti, i bisogni e le difficoltà delle persone che ci circondano diventa ancor di più una competenza fondamentale così come saper chiedere e non imporre, comunicare le proprie emozioni e non manifestare la propria frustrazione attraverso la rabbia.

Ed infine una buona dose di consapevolezza che ci aiuti a comprendere che, molto probabilmente, lavorando da casa non potremmo essere mai efficienti come sul lavoro.

Sarà necessario acquisire queste competenze per essere dei validi lavoratori da casa. Il momento che stiamo vivendo può essere una buona palestra di allenamento. Utilizziamolo dunque per trasformare un problema in un’opportunità.