TARGETCome scegliere i giusti fornitori e negoziare il miglior prezzo: la parola all’esperto

Occuparsi di un’azienda significa prestare attenzione a molti aspetti del business su base periodica, o addirittura quotidiana. In imprese di qualsiasi dimensione, infatti, si rivela spesso fondamentale distribuire i compiti sulla base delle competenze del team che si ha a disposizione, sia esso composto da pochi elementi o da decine di persone.

Uno degli aspetti gestionali più interessanti e complessi è quello che, in termini tecnici, conosciamo come Procurement Management: questo ambito amministrativo fa riferimento a tutto ciò che abbia a che fare con l’approvvigionamento dall’esterno. Dalle materie prime che contribuiscono alla propria produzione al materiale necessario a portare avanti il lavoro fino ad arrivare, uscendo dalla dimensione prettamente “fisica”, ai servizi che contribuiscono al regolare svolgimento dell’attività.

In ognuno di questi casi è molto utile - e quasi indispensabile - disporre di una o più figure che si occupino di supervisionare le forniture, monitorando l’investimento di risorse e negoziando gli accordi.

È l’ambito di cui si occupa, ormai da dieci anni, Slav Vasilevski, esperto di Procurement e di Sourcing Strategy, che ci ha raccontato il proprio punto di vista sul settore e le ragioni per cui tutto ciò che riguarda l’approvvigionamento è fondamentale per la vita e la redditività di un’impresa.

Di cosa si occupa esattamente chi fa Procurement?
L'approvvigionamento esiste da secoli. Le aziende hanno da sempre avuto bisogno di acquistare materiali e servizi sul mercato per realizzare i propri prodotti finiti. In parole semplici, procurement significa ”fare shopping”. Ma le aziende fanno shopping in modo molto diverso da come lo fanno i singoli consumatori: spendono più soldi, acquistano beni e servizi molto specifici quando ne hanno bisogno, e controllano prezzi, prestazioni e caratteristiche in ogni dettaglio.

Il Procurement Manager raccoglie e analizza le esigenze del business, crea una strategia di acquisto, fa una ricerca sul mercato, individua i fornitori, raccoglie le offerte, negozia le condizioni dei contratti. Infine, dopo la firma di un accordo, controlla i tempi e la qualità dei prodotti e dei servizi consegnati dai fornitori.

L'approvvigionamento si è evoluto nel corso degli anni ed è diventato molto dipendente dall’informatica. In questo senso, ci sono molti sistemi e strumenti che vengono utilizzati nella gestione degli appalti. Questi ultimi hanno raggiunto un grado di complessità tale che il loro utilizzo viene insegnato e approfondito nelle business school e nelle università.

In che modo un’attività di Procurement specializzata può aiutare le aziende locali ticinesi?
Ogni impresa o associazione si dedica alla gestione di appalti e contratti. Le piccole imprese solitamente hanno una persona sola che li gestisce, mentre le organizzazioni più grandi hanno interi dipartimenti impegnati nell’approvvigionamento.

In Ticino, la maggior parte delle imprese sono di piccole e medie dimensioni, e tutte acquistano servizi e materiali per produrre i propri beni che vendono ai mercati locali. Conoscere e comprendere l'approvvigionamento come disciplina aziendale è fondamentale: ogni franco che il Procurement può risparmiare negoziando un prezzo più basso nei contratti, è un franco che aumenta la redditività dell'azienda.

Molte piccole imprese non prendono sul serio gli appalti, e di conseguenza pagano prezzi più alti o non sono in grado di trarre il meglio dai termini di un contratto. L'approvvigionamento richiede formazione e competenze specifiche: analisi dei dati, negoziazione, gestione delle relazioni, gestione dei contratti, gestione dei fornitori, strategia di acquisto, analisi del mercato e molto altro. Insomma, se una persona si dedica al proprio shopping ogni settimana, non significa che sappia e possa gestire degli appalti.

Ora che il Procurement ha molto in comune con il digitale, le aziende devono capire quali strumenti acquistare e come usarli. Molti elementi possono essere automatizzati, per aiutare le imprese a concentrarsi su negoziati di valore maggiore e per eliminare compiti improduttivi. Di questo sicuramente potrebbero beneficiare molte aziende ticinesi.

Secondo te, una migliore gestione delle spese, quindi, è fondamentale?
Assolutamente! Il Procurement moderno, però, concerne anche la gestione del tempo per svolgere questi compiti. E deve essere come un intervento chirurgico: preciso, veloce ed efficace. Se la nostra organizzazione spende milioni per vari materiali o servizi come internet,
elettricità, trasporti e altro, è fondamentale disporre di un team di esperti in grado di analizzare il mercato e negoziare un prezzo più basso.

Di solito, ogni ditta spende il 50-70% del suo fatturato in materiali e servizi: questo significa che un eventuale risparmio può impattare in maniera estremamente rilevante sul suo successo economico. È per questo che comprendere i nostri modelli d’acquisto, i nostri mercati e negoziare accordi migliori richiede degli esperti di Procurement.

Nell'ultima azienda in cui ho lavorato, il dipartimento dedicato agli acquisti contava 400 persone che operavano in 40 paesi e gestivano una spesa complessiva di 8 miliardi di dollari. Non importa quanto piccola o grande sia: ogni impresa deve gestire diligentemente le sue spese. Se non negoziamo bene, paghiamo ai nostri fornitori più soldi del necessario, aumentando il costo dei prodotti e dei servizi che produciamo e abbassando la nostra redditività.

Che ruolo ha la strategia nello svolgere questo compito?
La strategia è alla base della progettazione delle attività di acquisto. Essa di solito risponde ai seguenti quesiti: come acquistare, dove acquistare, quando acquistare, che qualità acquistare, quanto acquistare, dove consegnare, dove conservare e molto altro.

Una strategia di Procurement riguarda anche l’impatto fiscale degli acquisti, la sicurezza delle informazioni, la protezione dei dati personali e tanti altri aspetti della vita aziendale. Come ho detto all'inizio, gli appalti moderni sono molto complessi e devono essere presi molto seriamente da ogni organizzazione, affinché rimanga competitiva e redditizia.

Conoscere meglio questo settore ci aiuta sicuramente a capire quanto scegliere i fornitori giusti sia importante per ogni impresa. Ciononostante, non basta essere consapevoli del proprio budget per condurre un’efficace operazione di Procurement Management: servono competenze specifiche e risorse adatte a tutelare l’azienda da disattenzioni che potrebbero portarla a subire perdite considerevoli.

Allo stesso modo, quando si parla di marketing digitale, le competenze a entrare in gioco sono numerose e prevedono la formazione di un team eterogeneo, all’interno del quale ogni risorsa ha compiti e skills definiti. Se sei in cerca di professionisti del settore che se ne occupino, non esitare a contattarci per richiedere una consulenza gratuita: saremo a tua disposizione per proporti la strategia giusta per far crescere il tuo business grazie a internet, nonché a fornirti un preventivo che ti aiuti a comprendere l’impatto che l’investimento avrà sulla tua attività.

Articolo a cura di Linkfloyd Sagl, agenzia di marketing e comunicazione in Ticino.