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Una checklist per chi si sente insicuro nell’organizzazione delle videochiamate e nell’uso degli strumenti per farle
Che ci piacciano o no, sono diventate parte della quotidianità, anche per chi prima della pandemia era già abituato a dedicarsi allo smart working. L’esigenza di confronto e di contatto in ambito lavorativo, in questo senso, è ancora più presente, in un periodo storico in cui gli spazi “convenzionali” dell’ufficio e della sala riunioni non sono più da dare per scontati.
Le interazioni con cui avevamo familiarità, o che non pensavamo occuparci così tanto tempo, adesso sono condensate in queste videochiamate, occasionali o periodiche, indispensabili per una gestione ottimale del lavoro. Le ragioni possono essere le più disparate, da un banale aggiornamento a una conversazione con i superiori, da un allineamento del team a un confronto diretto con i clienti. Ogni realtà aziendale, peraltro, ha ormai scelto una piattaforma che utilizza in pianta stabile, a dipendenza di cosa le sembri migliore in termini di qualità, caratteristiche o prezzo: Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams, i sistemi sono molti, e oggi più che mai hanno consolidato la propria fama e diffusione.
Dunque, visto che queste “call” dovranno continuare a salvarci per un po’, tanto vale avere in tasca qualche consiglio utile per non farsi sopraffare dagli strumenti che utilizziamo, sempre nuovi e aggiornati.
Gli imprevisti che possono sorgere al momento di collegarsi possono essere molteplici. Magari la batteria del dispositivo che usiamo è quasi scarica, o il sistema che usiamo ha bisogno di un aggiornamento obbligatorio, o il microfono non sembra funzionare nel modo giusto, o ancora ci troviamo a dover cambiare location all’interno di casa o dell’ufficio. Per questi e per tanti altri motivi, è bene predisporre il collegamento un po’ prima dell’orario di appuntamento: in questo modo, in caso ci fossero dei problemi, avremo tutto il tempo per risolverli senza farci mettere in difficoltà e sotto stress.
Potrebbe capitarci, inoltre, di essere invitati a una riunione che si tiene su una piattaforma che ancora non conosciamo o non abbiamo sperimentato: un po’ di anticipo ci gioverà sicuramente anche in questo caso. Alcuni strumenti possono essere utilizzati direttamente sul proprio browser, mentre altri permettono una gestione migliore attraverso il download di un’applicazione per desktop. Essere informati su tutto questo ci aiuterà a guadagnare tempo per essere reperibile e puntuale ai nostri incontri. Quando ci capita uno strumento nuovo, inoltre, possiamo portarci avanti anche testando le sue funzionalità. Potrebbero chiederci, ad esempio, di condividere lo schermo, o magari potremmo accorgerci di aver impostato l’uscita audio sbagliata: in quel caso, sapremmo dove recarci per risolvere il problema?
Dall’aspetto, all’audio, alla posizione: per quanto si svolgano spesso da casa propria, le riunioni di lavoro sono un impegno importante, proprio come quando si tengono regolarmente in presenza, in un luogo più formale.
Cominceremmo mai un incontro professionale sdraiato su un divano? Immaginiamo di no. Ecco perché, per affrontare al meglio queste call dobbiamo anche avere il giusto ordine di idee, e il primo imperativo è proprio di prenderle seriamente. Se lo faremo, anche noi saremo visti positivamente come professionisti.
Prima di avviare una videochiamata, proviamo a dare un’occhiata all’anteprima del tuo video: alcuni angoli della nostra casa si potranno sicuramente prestare, come zone più neutrali e ordinate. Se non ne abbiamo a disposizione o nessuna ci convince del tutto, possiamo approfittare di una funzione che ormai tutte le piattaforme concedono, ovvero sfocare leggermente il nostro sfondo per impedire che sia del tutto riconoscibile ciò che sta alle nostre spalle.
Anche l’outfit va tenuto in considerazione - almeno la metà superiore, come sappiamo bene! - poiché pure il modo in cui ci presentiamo è un riflesso del nostro atteggiamento. Ok, siamo in casa nostra ma, anche se è mattina, meglio cambiarsi il pigiama o la felpa termica: dimostriamo di tenerci, e potrebbero esserci ripercussioni positive anche sull’umore con cui ti approcciamo le nostre giornate.
Infine, quando ci inseriamo in una conversazione o quando non stai parlando, ricordiamo di disattivare il microfono: anche se ci troviamo in un ambiente relativamente silenzioso, il nostro dispositivo potrebbe produrre un’eco, oppure gli auricolari potrebbero captare qualche nota di disturbo. Togliamoci il pensiero e, quando non tocca a noi, assicuriamoci che gli altri abbiano un’esperienza di ascolto ottimale.
Sembra ovvio, eppure a vedere le condizioni in cui siamo costretti ad ascoltare dei colleghi capiamo che non lo è! Assicurarci che la nostra connessione sia sufficiente è necessario alla buona riuscita di una conversazione, affinché tutti possano sentirci e noi sentire gli altri, senza perdere alcuna informazione.
Dunque, prima di collegarci, spendiamo qualche secondo a ricordare quanti dispositivi sono connessi alla nostra rete in casa. Magari il nostro smartphone sta scaricando degli aggiornamenti, o qualcuno in un’altra stanza si sta godendo un film in HD: piccoli dettagli che potrebbero ridurre notevolmente la funzionalità dello strumento.
Evitiamo, quindi, qualsiasi utilizzo non necessario per la durata della nostra chiamata, utilizziamo un cavo Ethernet, se si può, o assicuriamoci di essere a una distanza conveniente dal nostro router: bastano un paio di muri a pregiudicare severamente la qualità della nostra call.
Bene, ora siamo pronti a collegarci senza alcuna preoccupazione. Essere pratici di tutte le novità del momento non è mai semplice, e le videochiamate sono solo un aspetto della grande trasformazione ancora in corso in tutto il mondo professionale. Le realtà lavorative stanno davvero cambiando i propri connotati, prediligendo la comunicazione online, la digitalizzazione delle pratiche, l’utilizzo di database in cloud.
Noi siamo un team che già da anni è abituato a lavorare con queste modalità e che ha fatto della flessibilità il proprio stile di vita: se anche tu devi gestire una squadra professionale anche da remoto e temi di non avere le competenze per farlo, contattaci per una consulenza gratuita. Potremo mettere a disposizione la nostra esperienza per guidarti nel tuo percorso.
Articolo a cura di Linkfloyd Sagl, agenzia di marketing e comunicazione in Ticino.
